Como Superar a Ansiedade para se Tornar Produtivo

A produtividade pode superar a ansiedade.

Lido com a ansiedade em todos os minutos do meu dia e sou muito aberto para falar a respeito disso, vide minha carta aberta compartilhada com toda a empresa, “Saúde mental é invisível, mas toca a todos nós em algum momento. Vamos derrubar esse estigma no Hurb?” link aqui. Qualquer pessoa passando por isso, sabe como a ansiedade pode sugar toda a nossa energia e força de vontade.

Combater a ansiedade pode ser extremamente exaustivo e quando conhecemos a fundo nossos gatilhos, rotinas e fraquezas somos capazes de superá-los e usá-los como vantagem competitiva. Dessa forma, também somos capazes de ser produtivos e, acima de tudo, mostrar para as outras pessoas como lidar com esse problema, que mesmo sendo difícil, é de fato possível.

Não estamos multi-tasking, estamos half-assing.

Ed Batista em seu curso na Universidade de Stanford preparou o melhor material que já vi sobre o tema link aqui. Fiz o programa com o Zanaca e foi um divisor de águas na minha vida, pelo menos para mim.

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Nosso cérebro performa melhor durante a manhã.

Quando começamos a escrever ou a focar no trabalho criativo, nossos pensamentos se rebelam, centenas de ideias e reflexões surgem ao mesmo tempo. Noutro sentido, é muito fácil perder o foco olhando o Facebook ou o Youtube.

Escreva, escreva, escreva muito!

“A caneta é mais poderosa do que a espada, diz o ditado.”

“Os romanos construíram prédios e, tanto os romanos como suas construções, se foram. Os judeus escreveram um livro, e eles ainda estão aqui, assim como o livro.”

Palavras não morrem e são mais poderosas do que pedras.

Se aprendemos a escrever, temos um superpoder para entender a diferença entre boas ideias, apresentadas de formas inteligentes, versus as más ideias, criadas por pensadores obscuros e desqualificados.

O que escrevemos, nós lembramos.

Podemos escrever mais do que conseguimos lembrar, para que nossa capacidade de considerar inúmeras ideias ao mesmo tempo se amplie.

Poderíamos escrever um romance com todo o tempo que gastamos vendo Netflix. Difícil discordar dessa afirmação.

É importante ressaltar que esse é o meu entendimento sobre o uso do tempo enquanto escrevo esse texto, provavelmente não é o mesmo de 5 anos atrás e nem será daqui a 5 anos para frente.

John Stuart Mill disse;

“Se tivesse que escolher um entre 2 prazeres que já experimentamos, dê preferência, sem qualquer ressentimento moral de obrigação, ao prazer mais desejável.”

Michael Sandel fala sobre isso nessa palestra

Para mim, escrever um romance é, sem dúvida, um melhor uso do tempo do que assistir a Netflix, mas e a premissa oculta?

Primeiro, precisamos aproveitar ao máximo cada tipo de tempo e, segundo, temos que fazer nosso tempo ter a máxima qualidade possível.

É muito fácil trabalhar em algo por que é conveniente, mas deveríamos sempre “nos questionar” Tenho algo mais importante para trabalhar? Por que não fazer isso ao invés daquilo?

Não estou dizendo que deveríamos gastar todo o nosso tempo nos problemas mais difíceis do mundo. O meu certamente não é (amo assistir ao “Porta dos Fundos”).

Tais momentos sugerem que o tempo é fungível, que o tempo gasto com a Netflix pode ser facilmente gasto escrevendo um romance e infelizmente, esse não é o caso da grande maioria.

O tempo tem vários níveis de qualidade e tem também o componente mental: às vezes me sinto feliz e motivado, pronto para trabalhar em algo. Outras vezes, me sinto triste e cansado, é só consigo assistir a Netflix e vice-versa.

Para encarar a ansiedade e nos tornarmos super produtivos, precisamos simplesmente reconhecer este fato e lidar com isso.

Outro mito comum: dizer que é mais eficiente trabalhar focando em um só problema, mesmo estando no meio de um monte deles. Acho muito difícil isso ser verdade para pessoas e empresas, vide os exemplos da Blockbuster e do caso Circuit City.

Nesse momento, por exemplo, bebendo red bull, tentando ajustar minha respiração, beber água, limpar a minha mesa, encontrar uma boa música para escutar e escrever esse texto.

Vale lembrar que a única “tarefa cognitiva” que demanda “atenção cerebral” é a última. Escrever esse texto.

A atenção é um “recurso finito” e multi-tasking é um mito. Para o trabalho cognitivo, podemos de fato focar em uma tarefa por vez.

Podemos sim trocar de uma tarefa para outra, mas isso é uma tremenda perda de tempo e eficiência.

Nunca estamos “multi-tasking”, na verdade estamos trabalhando em série em diversas tarefas e a cada vez que trocamos de atividade, precisamos repopular os ítens na memória de trabalho para conseguir voltar para a próxima tarefa.

Isso não só é lento e ineficiente, mas também o torna muito mais difícil de vivenciarmos o “state of mind”, que a maioria de nós requer para realizar nosso trabalho mais criativo e com imaginação.

O “multi-tasking” impede que entremos no “state of flow”, por isso a atenção focada é o nosso mais precioso recurso:

1) é extremamente exigente da nossa capacidade intelectual e emocional.

2) pode ter um efeito poderoso e incrível em seu objeto.

3) pode se subdividir.

Na última semana trabalhei em diversos projetos no Hurb, entrevistei várias pessoas, tive reuniões 1:1 com muitos colegas, li vários livros e artigos, discuti esses artigos, conversei com bancos de investimento, joguei tênis, treinei jiu-jitsu, passei tempo com a minha família e amigos, e por aí vai.

Ter muitos projetos diferentes pode dificultar o trabalho para qualidades de tempo únicas.

Por outro lado, teremos sempre outras coisas para trabalhar, caso fiquemos entediados ou empacados (e isso dá tempo para a nossa mente se reequilibrar). Nos tornando mais criativos.

A criatividade tem origem na aplicação de coisas que aprendemos em campos diferentes daqueles em que trabalhamos. Misturamos o conhecimento. Se temos vários projetos acontecendo em campos diferentes, teremos muitas outras ideias para aplicar.

É muito difícil compor uma lista de diferentes ítens para se trabalhar. A grande maioria das pessoas tem milhões de coisas que querem realizar.

Toda vez que tento manter tudo na minha cabeça, minha mente logo fica sobrecarregada. A pressão psíquica de precisar me lembrar de tudo, me deixa louco.

A solução que venho praticando é simples: coloco tudo no papel e quando tudo que quero realizar estiver na lista, organizo-a por tipos.

Por exemplo, minha lista é falar com as pessoas (1:1, sessões de treinamento, clientes, colegas, reuniões, amigos, família) escrever, pensar, ler, ouvir e observar (nessa ordem).

A maioria dos projetos importantes envolvem um monte dessas diferentes tarefas.

Escrever esse texto, por exemplo, envolve ler sobre outros sistemas de procrastinação, pensar em novas seções para o texto, repensar os erros e experiências do passado, lembrar dos tópicos mais interessantes, limpar as frases, mandar e-mails com perguntas para pessoas, e por aí vai, tudo às voltas do trabalho em escrever o texto de fato.

Cada tarefa pode ser posicionada embaixo de uma seção, dessa forma podemos realizá-la no seu devido tempo. Integrar a lista com a sua vida quando tivermos essa lista. O problema é lembrar de olhar para ela. A melhor forma de lembrarmos de olhar a lista é fazendo-a, o que faríamos de qualquer jeito.

Por exemplo, mantenho uma pilha de livros na minha mesa (muitos…), com os que já estou lendo no topo da pilha. Quando preciso de um livro para ler, é só pegar o do topo da pilha.

O problema mais importante é fazer tempo de qualidade para mim mesmo (tempo de qualidade, tempo de qualidade, tempo de qualidade).

Facilito qualquer restrição físicas, carrego lápis (nunca caneta, não sei porque) e artigos científicos (escolhidos pelos meus amigos, a quem serei eternamente grato por isso). Todo mundo interessante que conheço usa algum tipo de caderninho de anotações que carregam a todo o tempo (Andrew Ng por exemplo, também usa um desses).

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Evite ser interrompido durante tarefas que requerem foco rigoroso, devemos evitar ser interrompidos.

Um jeito fácil, é ir para algum lugar onde ninguém consegue te encontrar, nossa sede é toda de vidro e, no momento, estamos construindo uma biblioteca, espero que isso facilite. Outro jeito é avisar a todos ao seu redor: “por favor não me interrompam quando estiver usando headphones”.

Muitas vezes estamos de fato perdendo tempo, nesse caso devemos sim ser distraídos. Seu tempo será muito melhor usado ajudando outra pessoa a resolver o problema dela, do que simplesmente se sentar para ler notícias.

Por esse motivo, ter um acordo específico com os seus é uma boa ideia: podemos interromper quando não estivermos realmente focados. Facilite as restrições mentais: coma, durma, se exercite, medite ou ouça música quando estiver com fome, cansado ou irritado, esse tempo é de baixa qualidade.

Melhorar é fácil: comer, beber, meditar e se exercitar (faça o que eu digo, não o que eu faço hahahaha).

Já não me exercito como antes, então não sou a melhor pessoa para esse tipo de conselho, mas tento trabalhar nisso onde e sempre que posso.

No trabalho sempre ando pela empresa a cada 40–50 minutos, faço uma sessão de meditação, falo com pessoas, ouço música, assisto a algo engraçado. E quando preciso ir a algum lugar a pé, ando rápido.

Falar com pessoas animadas aliviando nossas restrições mentais é bem mais difícil. Uma coisa que ajuda é ter colegas que são animados por natureza.

Por exemplo, sempre me sinto pilhado para trabalhar depois de conversar com o Ionã, Vinicius, Zanaca, Jessica, Beatriz ou Andre Laport (nosso Chairman). Eles simplesmente radiam energia.

É convidativo pensar que precisamos nos afastar de pessoas e nos trancar em nosso quarto para realizar qualquer trabalho decente, só que isso pode ser tão desanimador que acaba, na verdade, sendo menos eficiente.

Compartilhe a carga até mesmo com seus amigos que não são tão animados, só o fato de trabalhar num problema difícil com outra pessoa, já o torna bem mais fácil. O peso mental é espalhado entre as pessoas. Para o outro, ter alguém perto nos força a trabalhar ao invés de se distrair.

A procrastinação e o campo de força mental, são uma espécie de desvio do problema. O verdadeiro problema de produtividade que as pessoas têm é a procrastinação.

Todo mundo procrastina seriamente, é um segredinho sujo que ninguém admite. Não somos só nós. E isso não significa que não devemos continuar tentando parar.

Então o que causa o campo de força mental? Acho que são dois grandes fatores: quando a tarefa é difícil, chata ou quando é atribuída.

Problemas difíceis: quebre-os em partes. O primeiro problema difícil é aquele que é grande demais. Digamos que queremos trabalhar no deck de investimento e preenchimento para um IPO.

Ninguém consegue simplesmente sentar e fazê-lo. Trata-se de uma meta, não uma tarefa. Uma tarefa é um passo específico e concreto que damos em direção a uma meta. Construímos uma dinâmica, cada tarefa guiando a próxima. E enquanto nosso cérebro tritura o tema, se torna cada vez mais fácil de se resolver o tema dos problemas.

Se um texto é muito difícil, tente começar a escrever um parágrafo resumido. O mais importante é ter algo sendo feito logo. No momento em que temos algo, podemos julgar de forma mais precisa e entender melhor o problema.

Também é muito mais fácil melhorar algo que já existe, do que trabalhar em uma página em branco (na verdade, trabalhar em uma página em branco também é muito legal!!).

Se o parágrafo vai bem, talvez ele possa evoluir para um texto e em seguida para um livro, pouco a pouco, um pedaço de escrita perfeito e razoável até o fim.

Penso sempre nisso: a chave de um problema difícil, ou a criação de uma grande ideia, ou apenas o treino de nossa imaginação, todos podem se tornar uma fonte de inspiração por si só.

Se sabemos pouco sobre determinada área, deveríamos obviamente começar pela sua pesquisa (parte da minha pesquisa é pedir ajuda para pessoas mais inteligentes do que eu, Zanaca, Renato, Allan, Rolim, Hadba e tantos outros), ver como outras pessoas fizeram coisas, ter uma ideia do terreno.

Sentar e tentar entender essa área por completo. Resolver problemas menores para ver se pegamos o jeito. Problemas atribuídos são aqueles que alguém nos delegou a resolver.

Muitos experimentos psicológicos descobriram que quando tentamos premiar pessoas para fazerem algo, são mais propensos a não conseguir fazê-lo ou ainda a fazerem pior. Incentivos externos, como prêmios e punições, matam o que os psicólogos chamam de “motivação intrínseca”, o interesse natural pelo problema. Alfie Kohn tem uma literatura vasta neste tema, alguns bem extremistas Rewards Are Still Bad News (25 Years Later), e discute profundamente em seu livro Punished by Rewards.

Se dissemos para nós mesmos, “Devia trabalhar em X, isso é o mais importante a se fazer agora”, de repente X se torna a coisa mais difícil do mundo a fazer. Mas assim que Y se torna a próxima coisa mais importante, o mesmo X se torna bem mais fácil. Criar uma missão falsa parece uma solução óbvia: se queremos trabalhar em X, diga a si mesmo para fazer Y.

Infelizmente, é muito difícil enganar a si mesmo intencionalmente, porque sabemos que estamos fazendo isso.

Não atribua problemas a si mesmo, é tentador dizer “tudo bem, preciso colocar tudo de lado e terminar esse texto”. Pior ainda é tentar subornar a si mesmo, como se dissesse “tudo bem, quando eu terminar esse texto posso comer um doce”.

Mas o pior de tudo, é pedir a alguém para nos forçar a fazer algo.

É tudo muito tentador. Já tentei tudo, e todos foram completamente contraproducentes. Nos três casos, estamos basicamente atribuindo uma tarefa a nós mesmos.

Agora nosso cérebro vai fazer de tudo para tentar escapar.

Faça as coisas de forma divertida! Trabalho duro não é para ser prazeroso, é o que nos dizem. E provavelmente é o que faço de mais divertido. Um problema difícil não só pode nos manter ocupados para resolvê-lo, mas também pode nos proporcionar um sentimento maravilhoso ao conseguirmos solucioná-lo.

Então o segredo para você conseguir fazer algo é não se convencer de que precisamos fazê-lo, mas convencer a si mesmo de que é divertido. E se não for, temos que fazê-lo ficar divertido.

E-mails e WhatsApps prejudicam minha concentração, quando estou pensando e empenhado em um trabalho difícil, me obrigando a trocar contextos e rapidamente me ajustar de um modo de trabalho para outro.

Hoje, mais do que nunca, precisamos lidar com essa questão de uma maneira ou de outra. O ideal, para mim, é alocar slots para focar ativamente nisso e não de forma reativa. Meus slots são de 45 minutos, bloqueados exclusivamente para ficar ligado nos e-mails e mensagens (a propósito, essa é uma questão sempre corrente). Geralmente faço isso cedo pela manhã ou tarde da noite (dependendo do modo do meu dia).

Alguns e-mails importantes, que geralmente escrevemos em 3 minutos, podem levar até 10 minutos ou mais para serem escritos, e acabam se tornando um “texto” no qual podemos revisitar de tempos em tempos (por isso que eu amo os H Doccs).

Gerenciando nossas emoções

A consciência e o controle de nossas emoções são primordiais para o uso produtivo de nossa atenção. Aqui seguem alguns passos práticos que podemos dar.

(faça o que eu digo, não o que eu faço hahaha).

1. Construindo Capacidade

Podemos expandir nossa capacidade de atenção com práticas como meditação, notas diárias, tempo na natureza, atividades físicas regulares e uma boa higiene do sono (pelo menos é o que dizem).

Essas atividades dão suporte à nossa habilidade em direcionar o foco, filtrar distrações, e gerenciar nossas emoções. Seus benefícios são perceptíveis rapidamente e com modesto investimento de tempo.

A meditação é de longe a minha melhor alocação de tempo. Pesquisas recentes mostram que meditar por poucos minutos no dia, passar uma hora por semana em contato com a natureza, ou a fazer anotações reflexivas durante a noite, têm um impacto relevante no bem-estar e esses benefícios se estendem à eficiência dos líderes.

Enquanto esses sacrifícios temporários expandem nossa capacidade de produção, eles também diminuem nossa capacidade de atenção focada. E enquanto mais líderes seniores (como eu) continuam a trabalhar duro, o que nos faz agregar valor não é o tempo gasto com o trabalho, mas a qualidade da atenção focada enquanto estamos no trabalho.

2. Evite Desperdício — Plug Leaks

A atenção é finita e nossa habilidade em focar no momento é muito limitada. Por que distrações podem minar uma liderança eficiente e é crítico evitar “escapes de atenção” .

As funções de nossos telefones e outros dispositivos que soam, piscam e pulsam números vermelhos na nossa cara, captam nossa atenção e criam um senso de urgência. Com que frequência essas interrupções são urgentes de verdade?

Outra prática que destrói a atenção é aquela da qual falamos antes e que vale mencionar de novo, chamada “multi-tasking”, um conceito completamente errôneo.

Enquanto tarefas insignificantes que demandam esforço cognitivo mínimo podem ser realizadas em paralelo, o trabalho verdadeiramente relevante na qual a maioria dos líderes agregam valor são as conversas um a um (1:1), incentivos ou tomada de decisão em reuniões, o pensamento criativo e a idealização — todos requerem um nível muito mais intenso de foco. O multi-tasking nesses ambientes resulta inevitavelmente em ineficiências significativas ao se trocar de contexto e perder o foco, antes de conseguir retornar ao nível mais profundo do pensamento.

3. Crie Espaço

Enquanto crescemos como pessoa e em posições de liderança, enfrentamos demandas intensas do nosso tempo, e se não formos cuidadosos é muito fácil ficarmos agendados sem parar, por dias a fio.

É crucial manter algum espaço aberto no calendário, semanalmente ou até mesmo diariamente, abrindo espaço para o pensamento criativo e ajudando a repor nosso estoque de atenção.

Isso acaba por desapontar as pessoas, é inevitável, todos acreditam que suas questões são merecedoras do tempo do líder. Porém, líderes produtivos entendem que não é possível cumprir todas essas demandas e precisam ignorar muitas delas.

É nessa hora que os líderes precisam contar com a ajuda do seu time sênior, de pares, família e amigos. Pessoas cujo único papel é ajudar líderes a protegerem o espaço aberto em seus calendários, e são essas mesmas pessoas que também podem pôr tudo a perder nesse processo, quando elas não entendem essa responsabilidade.

Pensamento importante: se você é um líder sentado em uma reunião que não vale a sua atenção focada, você está exercendo uma função teatral. Às vezes isso faz sentido. Existe sim um lugar para o teatro organizacional, mas na maioria das vezes a organização inteira está sofrendo com o desperdício do nosso mais precioso recurso.

Faça com que as pessoas que organizaram a reunião saibam que você participará no futuro, quando for de fato necessário. Peça licença e continue com o seu dia.

E se for nossa reunião, talvez estejamos desperdiçando o tempo e atenção de todos — podem estar todos exercendo a mesma função teatral em deferência à sua autoridade.

Tenha uma conversa franca com um aliado de confiança e obtenha um feedback sobre a utilidade de nossas reuniões.

Pessoas e 1:1

Passo muito tempo com pessoas e tenho três pontos.

Primeiro;

Identifique a diferença entre passar tempo com alguém e dar atenção a alguém. Gostamos de pensar que nosso tempo é precioso, mas comparado com atenção, nosso tempo é medíocre.

É medíocre por que podemos passar sem nenhum esforço genuíno, e por que a atenção parcial contínua nos propicia o “multi-tasking”, variando em atividades de baixa intensidade.

Então passar o tempo com alguém não é o mesmo que dar sua atenção a alguém (é pura enganação não admitir que existe essa diferença).

Segundo;

Respeite o quão desgastante pode ser ao focar nossa atenção por qualquer espaço de tempo, e reconheça seus limites.

Dedicar sua atenção a alguém é trabalho duro, não é o tipo de trabalho que dá para fazer somente com pura força de vontade.

Nossas reservas de atenção são rapidamente esgotadas, e esse processo se acelera quando estamos cansados ou estressados.

Às vezes simplesmente não estamos no dia de focar atenção, e é necessário aprender a impor limites e comunicá-los de forma clara e amável.

Terceiro;

Focar nossa atenção, é como qualquer forma de controle mental, uma habilidade que pode ser ensinada e aprendida. Enquanto não conseguimos simplesmente prestar atenção por um período contínuo, é possível aumentar a estamina para manter a atenção por períodos de tempo mais longos e encurtar o tempo de recuperação entre distrações.

Muitos fatores de nossa vida contemporânea podem nos empurrar para direções opostas.

O mundo desenvolveu indústrias inteiras para aumentar nosso senso de distração e nos manter em um estado de agitação permanente, cabe a nós trabalhar ativamente para resistir ao seu impulso.

Conclusão: Existem vários mitos sobre a produtividade, que o tempo é fungível, que focar é bom, que o auto suborno é eficaz, que trabalho duro é desagradável, que procrastinar não é natural, e todos têm um tema em comum: o conceito de que trabalho real é algo que vai contra nossas tendências naturais.

Para a maioria das pessoas e na maior parte dos trabalhos, esse pode ser o caso. Não há nenhuma razão para encorajá-los a escreverem textos chatos e relatórios sem sentido. E se a sociedade irá nos forçar a fazê-lo de qualquer jeito, então precisamos aprender a calar as vozes em nossa mente, mandando parar. Mas se estamos fazendo algo criativo e que valha a pena, então calar o nosso cérebro simplesmente não é o caminho.

O verdadeiro segredo da produtividade é o reverso: escutar o nosso corpo. Comer quando estamos com fome (se não ficamos gordos e lentos), dormir quando estamos cansados, fazer uma pausa quando estamos entediados, trabalhar em projetos que parecem divertidos e interessantes.

Parece tudo muito simples. Não precisa de nenhuma sigla chique, autodeterminação ou depoimentos pessoais de homens de negócios de sucesso.

Quase parece bom senso.

Mas o conceito de trabalho da sociedade nos empurrou para a direção oposta. Se queremos ser mais produtivos, tudo que precisamos fazer é mudar de atitude.

Se você está lutando com a ansiedade nesse momento e se culpa por não ser produtivo, não posso dizer que vai ser fácil. O que posso dizer é que se apostar e trabalhar nisso, vai melhorar.

E posso afirmar que definitivamente você não está sozinho nessa.

João Ricardo Mendes